不要となったマイナンバーの保管期間と削除について

● 不要となったマイナンバーの保管期間と削除について

● 不要なマイナンバーデータの管理について

マイナンバー制度が始まったことによって、企業側の情報管理に関する負担はとても大きいものになりました。
自社で働いている従業員の税金関連の業務をはじめあらゆる際にマイナンバーデータは必要になります。
そのためしっかりとした方法でデータを管理をし、決して外部に漏洩するようなことがあってはなりません。
それでは退職した従業員のマイナンバーデータについてはどのように管理すべきなのでしょうか。
取り決めによると企業で保管する期間は7年間となっていますが、マイナンバーが記載されている書類の種類によって期限は異なってきます。
7年間の保管期限とされているものは、扶養控除申告書と源泉徴収票です。
一方、労災についての書類は3年間、健康保険や厚生年金に関する書類なら2年間と、細かく定められているのです。
マイナンバーが記載されている書類はいくつもあり、それぞれ保管期間が異なるので管理が煩雑になってしまいますが、一つ一つ正確に把握しておかなければなりません。
書類の保管期限を過ぎてもそのまま保管し続けるような企業は情報管理が不十分だと言わざるをえません。

● 不要なマイナンバーの削除について

従業員などが退職して不要になってしまったマイナンバーは、必要に応じて削除しなくてはいけません。
マイナンバーはとても大切な情報ですから、普通にゴミに出せばよいというものではありません。
明確に何かの機械を使って破棄する必要がある、と定められているわけではありませんが、復元ができない方法で削除することが義務付けられています。
確実性を増すためにも破棄専門の業者に依頼をする例も出てくることでしょう。
例えば「書類A」にマイナンバーが記載されていて、マイナンバーは削除しなければならないけれど書類自体は破棄したくないということもあるでしょう。
そういった場合でもマイナンバーの削除は必要ですから、マイナンバーが記載されている部分だけを切り取り復元できない状態にするといった方法をとることになります。
マイナンバーデータの扱い、保管、削除については、様々なルールがあるため、「多分こうだろう」と勝手な判断をせず、誠実な対応が求められています。